1. Qual certidão eu preciso ?

Existem os seguintes tipos de certidões:

a) Certidão de inteiro teor (também chamada de “certidão de matrícula” ou “certidão de registro”): é a certidão que traz o texto integral da matrícula do imóvel, ou seja, tudo o que consta no histórico do imóvel. Poderão ser visualizados e comprovados todos os atos de registro ou averbação praticados na matrícula. Esta certidão é exigida para a lavratura de escrituras ou contratos bancários, pois é por meio dela que se sabe seguramente a identificação do imóvel e do seu atual proprietário.

b) Certidão de ônus e ações reais ou pessoas reipersecutórias: é a certidão que relata diretamente se há ônus ou ações judiciais constantes na matrícula do imóvel. Esta certidão também é exigida para a lavratura de escrituras ou contratos bancários, pois é por meio dela que se sabe específica e seguramente se há algum ônus incidindo sobre o imóvel (ex: hipoteca, penhora), se há alguma indisponibilidade determinada, ou se há alguma pendência judicial capaz de atingir o futuro adquirente. Pode ser Negativa ou Positiva, conforme o caso.

c) Certidão de Transcrição: Quando o imóvel ainda está registrado no sistema anterior (da Transcrição), ou seja, não foi praticado nenhum ato relativo a ele após o ano de 1976 (quando entrou em vigência a Lei n. 6.015/73). Caso o imóvel esteja nesta situação, esta será a certidão que substituirá a certidão de inteiro teor da matrícula mencionada na alínea “a” acima.

d) Certidão Negativa de Propriedade: é a certidão que relata se determinada pessoa é proprietária de imóvel registrado na serventia.Quando um cartório recebe um subdistrito, os registros permanecem no cartório anterior. Somente os novos registros são efetuados no Cartório atual. Deste modo, em muitos casos são emitidas certidões negativas para confirmar que não há registros no cartório de abrangência atual.

e) Certidão Quinzenária ou Vintenária: é a certidão que mostra o histórico do imóvel por, respectivamente, quinze ou vinte anos. Por meio desta certidão se sabe toda a cadeia dominial do imóvel e suas vicissitudes durante o período solicitado. Assim, caso neste período o imóvel tenha sido objeto de uma matrícula já encerrada, deve-se expedir certidões de inteiro teor de cada matrícula até se chegar à última, pois assim o interessado terá em suas mãos toda a cadeia dominial daquele imóvel no período solicitado.

f) Certidões específicas: Para alguns casos, são necessários outros tipos de certidões, como do Livro 3 – Registro Auxiliar. Por exemplo certidão de Pacto Antenupcial; registro de convenção; especificação do condomínio (para inscrição no CNPJ).

g) Pedido verbal: É a informação verbal sem emissão de qualquer documento. Muito útil quando se necessita apenas de uma informação constante no registro do imóvel. Sua cobrança é gerada por informação solicitada. São exemplos de pedidos verbais: Nome do proprietário do imóvel; número do registro do imóvel no cartório; busca de imóveis por nome (pessoa física ou jurídica).

h) Cópia de documento arquivado: É a certidão de um documento arquivado no cartório. Com exceção das cópias de escrituras e processos (que não podem ser emitidos), todos os outros tipos de documentos podem ser solicitados e emitidos em forma de certidões. Os principais documentos emitidos são: Especificação de condomínio – documento com as características físicas do edifício, (como a localização de unidade, andares, etc.); convenção de condomínio (acordo feito entre os condôminos do Edifício, para uso de partes comuns do prédio, eleição de sindico, etc.); Plantas, Memoriais descritivos, Contratos Padrão, etc.

2. Qual a validade da minha certidão? 

Todas as certidões têm validade de 30 dias corridos contados a partir da data de sua emissão (Decreto 93.240/86, art. 1º, IV).

3. Certidão assinada com certificação digital existe?

A certidão digital é emitida de forma eletrônica e tem a mesma validade e efeitos jurídicos que uma certidão em papel. O pedido poderá aser feito pelo nosso email certidoes2ri@gmail.com ou CRI e será assinada digitalmente.

Importante: Esse documento só tem validade de forma eletrônica. Se for impresso não terá validade da certidão. É aceito se gravado em CD ou outra mídia. Somente é possível solicitar a certidão de imóveis matriculados ou de registro do Livro 3 Auxiliar, devendo informar no ato do pedido o número da matrícula ou do registro auxiliar.

4. Qual certidão necessito, a da  Matrícula ou da Transcrição?

A matrícula é o registro único do imóvel. É como um RG do imóvel. Uma ficha que contém todas as informações que identificam e tornam a propriedade única. Também registra quem são os proprietários atuais e se há restrições (ônus) registradas. Foi inaugurada pela lei 6.015/73 em seu art. 173, II. Antes desta lei, os registros eram feitos de forma manuscrita em livros, chamada de transcrição. Diferente da matrícula, que é única para cada imóvel, eram registradas várias transcrições que diziam  respeito a uma única propriedade. As transcrições eram feitas de acordo com a parcela a qual se transmitia o imóvel. Também havia os registros de inscrições, averbados em livros próprios, para os casos de restrições (ônus) do imóvel. Com a entrada em vigor da Lei de Registros Públicos, todo ato de registro após essa data tem de ser realizado em matrículas.

5. Quais os cuidados que devo ter na solicitação de certidão para que ela não saia errada?

1.º Informe sempre: o endereço do imóvel e o nome do proprietário. Tenha em mãos o nome, número e bairro do logradouro. Informar também, se possível, o número da matrícula ou transcrição. O nome do proprietário sempre ajuda a confirmar o imóvel.

2.º Informe a finalidade de seu pedido. A atendente pode ajudá-lo a identificar o tipo de pedido de certidão que você precisa. Basta informar o motivo de seu pedido.

3.º Esclareça se há interesse em certidão negativa que é emitida quando não há registros (do imóvel ou em nome da pessoa) no cartório.

4.º Se pedir informação verbal, deixe claro qual(is) informação(ões) você precisa. Exemplo: “preciso do nome do atual proprietário deste endereço”.

5.º Se pedir uma cópia de documento arquivado no cartório, informe o nome/ tipo do documento. Também o endereço do imóvel, nome do condomínio ou outras informações que você tenha em mãos.

6. Por que devo pagar pelas buscas?

Os serviços notariais e registrais são serviços públicos delegados remunerados através de emolumentos, os quais possuem natureza tributária de taxa, portanto seguem os princípios da legalidade e anterioridade tributárias. Neste diapasão qualquer cobrança ou isenção somente pode ocorrer por força de lei, no caso a Lei Estadual no 12.692/06, que se encontra afixada no mural do Cartório.

Em matéria de emolumentos não é admitida analogia,sendo vedada a cobrança de quaisquer outras quantias não expressamente previstas na lei (§ 3o do artigo 3o, da Lei 12.692/2006), exigindo interpretação restritiva quando se tratar de isenção, nos exatos termos do art. 111, II do Código Tributário Nacional. Por fim, a cobrança de emolumentos e despesas com infração da Lei 12.692/2006, para mais ou para menos, é considerada falta punível na forma da lei (artigo 8o da Lei 12.692/2006).

A busca de registros, por pessoa ou por imóvel é remunerada através do item 14 da TABELA DE EMOLUMENTOS RELATIVOS AO SERVIÇO DE REGISTRO DE IMÓVEIS, ou se da busca resultar certidão, esta será englobada ao valor do ato.

Recentemente a Corregedoria Geral de Justiça do Rio Grande do Sul emitiu Ofício circular de número 068/2018-CGJ, onde se ratificou que é “vedada a concessão de descontos nos emolumentos quando da realização dos atos notariais e registrais, salvo previsão expressa de lei”.

7. Por que devo dar sinal na entrada do meu pedido?

Porque é uma exigência legal que o Registro de Imóveis tem de obedecer.

O artigo 3° da LEI n° 12.692, de 29 de dezembro de 2006, assim estabelece: “Os emolumentos serão devidos por quem solicitar o serviço e pagos antecipadamente. § 1° - Não sendo possível calcular previamente o valor dos emolumentos, será cobrado adiantamento razoável, que será corrigido pelo mesmo índice da variação que incidiu sobre os emolumentos, da data do adiantamento até a data da complementação.” 

8. Como solicitar minha certidão?

O pedido de certidões pode ser realizado no balcão de atendimento do Cartório ou via email certidoes2ri@gmail.com

9. Quais os tipos de pagamento aceito pelo Cartório?

Dinheiro, transferência ou cartão de débito (Mastercard, Visa ou Banrisul).

10. Atendimento preferencial em Cartório?

O atendimento preferencial se reporta às certidões ou retirada de documentos, não abarcando a protocolização dos títulos.

A Lei de Registros Públicos prevê o direito de prioridade. Na disputa que possa existir entre titulares de direitos contraditórios, tem a preferência aquele que prenotou primeiro. (art. 182 e ss. Da Lei 6.015, de 1973, c.c. art. 1.493 do Código Civil).

Há precedente na 1ª vara de Registros Públicos de São Paulo. Trata-se do →Processo 1VRP 100.09.326136-4, São Paulo, j. 22/01/2010, Dje 03/03/2010, juiz Gustavo Henrique Bretas Marzagão). Na manifestação, o Oficial destacou que “os idosos e os portadores de necessidades especiais são atendidos com preferência em relação aos pedidos e entregas de certidões e demais documentos, mas que, quanto ao de protocolização de títulos, todos os usuários recebem senhas para assegurar a prioridade fixada no art. 182 e seguintes, da Lei 6.015/73, aguardando, sentados e bem acomodados, a vez do atendimento.

O magistrado confirmando o entendimento do Registrador acentuou:

Sucede que os títulos que geram direito de prioridade devem ingressar no Registro Imobiliário, mediante lançamento no Livro nº 1 – Protocolo, conforme a rigorosa ordem de apresentação. Por essa razão, eventual direito a atendimento preferencial em razão da idade não permite, quanto a esses títulos, que sejam recebidos antes de outros que deram ingresso nas dependências da serventia em primeiro lugar.

Portanto, pode-se concluir que a preferência no atendimento às pessoas na categoria especial se resume à prestação dos seguintes serviços:

1. Pedido e retirada de certidões;
2. Pedido de informações;
3. Retirada de títulos examinados (devolução) ou registrados;
4. Entrega de documentos.

11. Qual o prazo para emissão de certidão?

A certidão ATUALIZADA é emitida na HORA!

As demais certidões, por segurança jurídica, tem por lei, prazo de 5 (cinco) dias, conforme a Lei 6.015/73:Art. 19. A certidão será lavrada em inteiro teor, em resumo, ou em relatório, conforme quesitos, e devidamente autenticada pelo oficial ou seus substitutos legais, não podendo ser retardada por mais de 5 (cinco) dias.

12. Por que o Cartório não emite minuta ou consultas técnicas?

Naturalmente, procuramos dar todas as informações precisas às pessoas interessadas. Mas o usuário deve compreender que temos alguns limites legais e materiais. É sobre estas limitações que gostaríamos de conversar com o caro leitor.

Em primeiro lugar, é preciso saber que os cartórios estão obrigados a receber documentos já formalizados. O que isto quer dizer? Simplesmente, que os documentos têm que estar finalizados, preparados por um profissional especializado, prontos para o registro.

Normalmente, os profissionais que atuam na confecção dos documentos são:

1. notários – lavram escrituras públicas de um modo geral;
2. advogados – redigem instrumentos particulares, atuam no processo e extraem títulos judiciais, partilhas, divórcios etc;
3. economiários – confeccionam instrumentos da Caixa Econômica Federal;
4. documentaristas – elaboram documentos como incorporações imobiliárias, instituição de condomínios etc.

Cada um desses profissionais detém um conhecimento especializado que os permite realizar o contrato, interpretando a vontade e o interesse das partes. Eles fazem contratos de compra e venda, de doação, de hipoteca, de usufrutos, etc.

Por outro lado, os Registros de Imóveis não podem funcionar como órgão de aconselhamento, consultoria e assessoria jurídica. Não podemos indicar quais seriam os caminhos técnicos-jurídicos adequados para solucionar os problemas apresentados pelos interessados ou mesmo sugerindo soluções a problemas por nós apontados.

Isto porque há uma lei que nos proíbe de fazer isso. A vedação está contida no art. 1º do Estatuto da Advocacia (Lei 8.906, de 4.7.1994):

São atividades privativas de advocacia:(…)II – as atividades de consultoria, assessoria e direção jurídicas.

Como se vê, os Oficiais do Registro de Imóveis não têm a atribuição legal de dar conselhos, consultoria, assessoria, etc.

• Cartórios não respondem a consultas verbaisOs cartórios não estão obrigados a responder a consultas verbais dos interessados.

No Registro de Imóveis vigora o princípio de rogação ou instância (art. 13 da Lei de Registros Públicos). Os pedidos de registro pressupõe o ingresso de título devidamente formalizado. Assim decidiu a Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo:

Dentre os princípios que regem os registros públicos, um deles é o da instância ou rogação, previsto no artigo 13 da Lei de Registros Públicos, o qual reclama requerimento dos interessados acerca da inscrição (registro) de um título, o qual, à evidência, deve ser dirigido ao Oficial, tanto que, nos termos do artigo 174 da mesma Lei, o Livro “1” (Protocolo) serve para apontamento de todos os títulos apresentados diariamente, o que mostra a necessidade de que a pretensão seja expressa, sem o que não é possível determinar a prioridade, da qual resulta preferência de direitos reais. (Processo CG 121.894/2014, Fernandópolis, dec. 30/10/2014, DJ: 14/11/2014, des. Elliot Akel).

Portanto, os Oficiais de Registro estão proibidos de dar assessoria jurídica (própria de advogados), não podem aconselhar os interessados na realização de seus negócios de caráter privado (aconselhamento notarial), não podem confeccionar instrumentos particulares, nem dar forma pública ou privada a qualquer negócio jurídico que envolva imóveis.

13. Posso deixar um título somente para saber quanto irei gastar com o registro?

Sim, é possível protocolar apenas para exame e cálculo de emolumentos.

Basta trazer este requerimento juntamente com o título.

Importante saber que o título não gozará da prioridade prevista no art. 186 da Lei n. 6.015/73.

14. Qual o prazo para registrar meu título?

O prazo é de 30 (trinta) dias.

Art. 188  da Lei 6.025/73 – Protocolizado o título, proceder-se-á ao registro, dentro do prazo de 30 (trinta) dias, salvo nos casos previstos nos artigos seguintes.

Protocolizar o título significa “dar entrada no documento”. No instante em que se obtém o recibo-protocolo, inicia-se imediatamente a contagem de 30 dias para que o seu documento possa ser registrado.

Entretanto, o registro às vezes não se completa por qualquer exigência. Então o documento é devolvido, mas o protocolo não se cancela. Vejamos o que acontece nesses casos. O art. 250 da LRP reza:

Art. 205 – Cessarão automaticamente os efeitos da prenotação se, decorridos 30 (trinta) dias do seu lançamento no Protocolo, o título não tiver sido registrado por omissão do interessado em atender às exigências legais.

Decorridos os 30 dias, a prenotação (protocolo) se cancela automaticamente por decurso de prazo. Não gera mais efeitos. Não há nada que o Oficial possa fazer. Ele não pode avaliar subjetivamente o que possa ser considerado “omissão” do interessado.

A consequência lógica é que um novo processo de registro deve ser inaugurado quando o título ingressa depois do trigésimo dia. Neste caso, os prazos legais se restituem e o exame do título poderá consumir o mesmo prazo inicial.

Outra hipótese, bastante comum, é o caso de o título ter sido devolvido e, no interregno do prazo legal, retorne sem o cumprimento das exigências. Neste caso, pela exiguidade de tempo, o título será novamente devolvido e o prazo de prenotação fatalmente se esgotará.

15. QUEM NÃO REGISTRA NÃO É DONO?

O brocado popular diz tudo. Perante a Lei, somente é considerado proprietário do imóvel aquele que registrou seu título no Cartório de Registro de Imóveis. Muitas pessoas pensam equivocadamente que apenas a lavratura da escritura pública de venda e compra (contrato de gaveta) procede à transferência do bem. Enganam-se, pois, é necessário tornar público o ato praticado para que todos tenham conhecimento. Por ter a função de publicar todos os atos praticados no Imóvel, é imprescindível que haja o registro.Assim, enquanto não se transcrever o título de transmissão o vendedor continua a ser havido como dono do imóvel e responde por seus encargos.

Fonte: jus brasil on line; 5° RI/SP. Para mais perguntas e respostas clique aqui.